O sztuce odmawiania albo też szacowania czasochłonności zadań

Dawno, dawno temu miewałam problemy z brakiem czasu, bo za dużo brałam na siebie zadań. Wiązało się to z poczuciem obowiązku, brakiem umiejętności mówienia "nie" albo szacowania, kiedy będę miała czas, żeby zrobić kolejne zadanie. A jest wiele sytuacji i ludzi, kiedy wydaje się na pozór, że koniecznie musimy to zrobić właśnie my i natychmiast.

Po pierwsze - priorytety

Zadania, które wykonujemy, mają różne priorytety, ważność, nie mylić z pilnością. Mając w głowie szablon z definicją priorytetów, łatwo nam podejmować decyzje o przyjmowanych zadaniach. Zawsze wybieramy te ważne w pierwszej kolejności. Zadania mniej ważne zlecamy komu innemu, żeby mieć czas wyłącznie na rzeczy ważne. Jeżeli nie mamy komu zlecać, odmawiamy.

Po drugie pilność

Zadania, które wykonujemy, a więc wyselekcjonowane już ważne, wykonujemy według stopnia pilności, mówiącego o tym, ile czasu mamy na dokończenie zadania. Dodam, że zadań ważnych nie należy wykonywać w pośpiechu, czyli inaczej, trzeba je dobrze zaplanować w czasie. I tu dochodzimy do sedna.

Dobre szacowanie potrzebnego czasu

Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że umiejętność dobrego szacowania pracochłonności można wykształcić dosyć szybko, jeżeli tylko podejdzie się do tego świadomie. Zapraszam na szkolenie do mnie!:)

Trzeba uświadomić sobie, jakie kategorie zadań wykonujemy, od czego zależy czas ich wykonywania i ile z tych czynników zależy od nas bezpośrednio. A później pozostaje już tylko nauczyć się szacować z coraz mniejszym zapasem czasu. Na początku, kiedy nie ma się zapamiętanych danych historycznych z poprzednich podobnych zadań, trzeba szacować ostrożnie, z dużym marginesem tolerancji, jeżeli chcemy być traktowani poważnie, tzn. chcemy wykonywać zadania w ustalonym terminie.

Z czasem, kiedy mamy coraz więcej danych historycznych - warto je zapisywać - możemy stosować coraz mniejsze bufory czasowe, czyli w efekcie przyjmować więcej zadań do wykonania, a nawet optymalnie je układając w czasie.  Takie umiejętności nabywa się z czasem, ale też można ten czas skrócić, mając do pomocy osobistego coacha, do czego zachęcam :)

Konkluzja

Wokół siebie obserwuję ludzi, którzy miotają się pośród nawału zadań, ciągle podenerwowani, w pośpiechu, spóźnieni. Czasami nawet dopada ich choroba, jako ucieczka przed taką lawiną zadań, nad którą już nie panują.

Chętnie bym im wszystkim pomogła, bo wiem z własnego doświadczenia, że jest to możliwe. Wymaga to wyrobienia sobie nowych nawyków, o niektórych wspomniałam powyżej.