Zdrowych i radosnych Świąt Wielkiej Nocy!

Codzienna rzeczywistość zarządzania ryzykiem, czyli Ewuś nie działa

Kiedy pierwszy raz usłyszałam o centralnym systemie o nazwie Ewuś, pomyślałam, że to żart, bo ja też jestem Ewuś ;) Ale czas pokazał, że takie żartobliwe podejście króluje także w zarządzaniu ryzykiem w tym projekcie. A projekt jest strategiczny dla państwa i jego obywateli.

Zarządzanie ryzykiem - scenariusze awaryjne

Zacytuję komunikat ze strony NFZ:

Serdecznie przepraszamy wszystkich Pacjentów i Świadczeniodawców za utrudnienia związane z brakiem możliwości potwierdzenia uprawnień w eWUŚ, które wystąpiły w dniu dzisiejszym (przyp. 27 marca 2013). Przerwa spowodowana była przyczynami natury technicznej, niezależnymi od NFZ. Pełna funkcjonalność eWUŚ została już przywrócona.

Idę na portal eWUŚ (bo tak się to pisze), a tam nic, cisza. Tylko statyczne informacje, zero aktualności. Idealny świat, który ktoś sobie zaplanował idealnie.

W życiu ryzyko jest codziennością, w szczególności w systemach informatycznych. Jak ktoś zarządzał ryzykiem, że ogólnokrajowy system nie działał cały dzień lub dłużej? Przecież takie sytuacje należy przewidywać i najlepiej zapobiegać. Ale też trzeba mieć przewidziane scenariusze awaryjne - reakcję na zaistniały problem, awarię.

Wyobraźnia w zarządzania ryzykiem

Przykład ten pokazuje, jak brak wszystkim, bez wyjątku, wyobraźni w obszarze zarządzania ryzykiem. Przede wszystkim wyobraźnia jest niezbędna, to krok pierwszy. Trzeba sobie wyobrazić jak najwięcej ryzyk, sytuacji, które może wydają się mało prawdopodobne, ale jak zaistnieją, będą brzemienne w skutkach. Im ktoś ma bardziej bujną wyobraźnię, tym lepiej.

Koszty zarządzania ryzykiem

Zaczynam od kosztów, bo akurat w tym przypadku byłoby możliwe policzenie strat, wszystkich strat, jakie poniosło państwo i obywatele po zaistnieniu tej sytuacji. Ciekawe, czy ktoś to policzy i wyciągnie wnioski. Bo branża IT nie jest jeszcze dojrzała w Polsce, takie mam własne doświadczenia i przemyślenia po 20 latach pracy. W dojrzałej branży ktoś powinien świadomie i dobrze zarządzać ryzykiem i mieć na to budżet. Jak duży budżet? To zależy m. in. od przewidywanych kosztów ziszczenia się ryzyka.

Od czego zacząć w projekcie?

Kiedyś natrafiłam na ciekawy przykład kwestionariusza identyfikacji ryzyka w projekcie. Taki audyt należałoby wykonać zaraz przy starcie projektu, jako punkty wyjścia. Ważne jest, żeby nie pomijać żadnego aspektu, żadnego obszaru. To nie jest proste, łatwe i oczywiste, ale jest niezbędne, jeżeli chcemy mieć projekt pod kontrolą. Od tego trzeba zacząć.

Konkluzja

Wracając do tytułowego przykładu, wdrażanie systemu informatycznego to kilka różnych projektów. Co innego jest wytworzenie rozwiązania, co innego wdrożenie, a co innego eksploatacja i konserwacja. I na każdym z tych etapów istnieją różne ryzyka. Ciekawe, czy ktoś popatrzył na nie wszystkie i przewidział scenariusze awaryjne, bo ten z 27 marca 2013 to był kiepski scenariusz. Teraz rozpocznie się poszukiwanie winnego, tak jak to mamy w tym kraju od dawna ... a w zarządzaniu projektem liczą się decyzje i projekt.

Wielki Piątek jest poważnym dniem, ten wpis też jest poważny. Ale nadchodzą radosne Święta i życzę spędzenia ich w atmosferze pokoju i miłości :)

Chwila refleksji

Cytat z Margaret Thatcher:

Uważaj na myśli, bo stają się słowami,

Uważaj na słowa, bo stają się działaniem.

Uważaj na działania, bo stają się zwyczajami.

Uważaj na zwyczaje, bo stanowią o charakterze.

I uważaj na charakter, bo staje się twoim przeznaczeniem.

PS. 17 czerwca 2013 r. - to jest cytat z filmu o Margaret Thatcher. Dzisiaj przeczytałam, że autorem cytatu jest Frank Outlaw.

Zdrowych i radosnych Świąt!

Dziękuję za dwa miesiące odwiedzin :)

Zauważyłam, że dzisiaj mijają dwa miesiące od startu mojego bloga.
W pierwszym miesiącu było około 300 odsłon, w drugim już 1 000.

Bardzo za nie dziękuję i zachęcam do kontaktu - pisania maili, wpisywania komentarzy. Przygotuję za parę dni nową ankietę, może zachęcę w niej do wypowiedzenia się w jakiś sposób. Zależy mi na dialogu z Odbiorcami i odkrywaniu Waszych potrzeb.

Pozdrawiam przedświątecznie z Krakowskiego Rynku :)

Coś o zarządzaniu czasem, czyli wiedza praktyczna na co dzień

Lubię mieć dobrze zorganizowany czas, a nawet zoptymalizowany. Wtedy mam go dużo więcej. Problem polega jednak na rozdzieleniu dwóch sfer - mojej pracy własnej i zarządzania zespołem projektowym, czyli przeznaczania swojego czasu dla ludzi. O ile w swoim obszarze można dojść do perfekcji, to w przypadku pracy z innymi i dla innych, jest to zdecydowanie trudniejsze.

Trzy poziomy planowania zadań - miesiąc

Zacznę od najwyższego poziomu, czyli planowania zadań do realizacji na przestrzeni miesiąca. Odetnę się w tej chwili od definiowania celów w skali kwartału, roku. Narzędzie też jest dowolne, ja akurat używałam ostatnio "Moich zadań" na witrynie osobistej na SharePoincie (bo miałam to narzędzie w pracy), teraz używam zwykłego notatnika. Z zadaniem związana jest data, tzw. deadline. Warto mieć przed oczami zadania, które ma się wykonać w tym miesiącu. Nie są to drobne zadania, ale przykładowo: napisanie artykułu, doprowadzenie do podpisania umowy itp.

Poziom drugi - tydzień

Im schodzę niżej, tym moje planowanie jest bardziej realne i dokładne. Zadania na najbliższy tydzień mam już doprecyzowane z dokładnością do dnia, kiedy mają być wykonane (te z poziomu miesięcznego mogą jeszcze ulegać modyfikacjom). Przykłady to spotkanie negocjacyjne dotyczące umowy, przesłanie artykułu do recenzji. Wpadają tu także zadania z listy otrzymanych maili, na które nie od razu odpowiadam (bo odpowiedź wymaga przygotowania). Taką listę mam w osobno utworzonym folderze w skrzynce odbiorczej plus zadania z listy "Moje zadania" na SharePoincie - posortowane wg daty.

Poziom bieżącego dnia

Zadania na bieżący dzień mam zawsze zapisane na kartce. Jak ją przygotowuję? Pierwsze, to przeglądam listę aktualną z poprzedniego dnia - bo ona żyje i pod koniec dnia coś na niej zazwyczaj pozostaje - do realizacji na następny dzień. Robię to z rana, zaraz przy porannej kawie w pracy. Przeglądam też maile, te z odłożonych na ten tydzień, najbliższe dni i notuję, które z nich załatwię dzisiaj. Rzucam też okiem na listę "Moje zadania", żeby przypadkiem nie przeoczyć jakiegoś terminu zadania. I patrzę do kalendarza, czy mam zaplanowane na dziś jakieś spotkania. Mogę zaczynać dzień pracy.

Realizacja i aktualizacja zadań z bieżącego dnia

W ciągu dnia wykreślam kolejne zadania z listy, ale też na drugiej kartce notuję nowe zadania, które wpadają do kolejki. Oczywiście zadania ważne i pilne, które pojawia się niespodziewanie realizuję natychmiast (tzw. "pożary"), jednak dzięki przewidywaniu ryzyk i wielu scenariuszy, liczbę pożarów można zdecydowanie ograniczyć (oczywiście zależy to od charakteru pracy).
Pod koniec dnia weryfikuję moją listę zadań i jeżeli mam jeszcze czas, przygotowuję z niej wsad do listy na dzień kolejny.

Pointa

Co można napisać jako podsumowanie? Na pewno ustalony sposób działania przestaje być aktualny, jak zmieni się charakter pracy, miejsce, otoczenie. Zauważyłam, że od miesiąca funkcjonuję inaczej, z inną granulacją zadań, bo zmienił się charakter mojej aktywności. Mam teraz rozrysowany tydzień na dużej kartce - jedno pole to jeden dzień - i wpisuję poszczególne tematy do danego dnia. Ponadto, na drugiej kartce mam listę zadań-celów, które nie są przypisane do dnia, czasami mają określony deadline i sukcesywnie wykreślam je z tej listy.

Konkludując, trzeba być elastycznym w organizowaniu swojej pracy, aktualizować swoje metody w zależności od zmieniających się warunków. Natomiast lokalnie, należy je optymalizować, przynajmniej jak tak robię, wtedy mam więcej czasu, co w przypadku nadchodzących świąt przyda się znakomicie :)

Życzę owocnych przygotowań i udanego zaplanowania zadań w tym świątecznym okresie :)

Jak słoń w składzie porcelany, czyli rozmawianie o rzeczach nowych i trudnych

W relacjach międzyludzkich, w szczególności w zarządzaniu projektami, jest ważne co mówimy, czego nie mówimy, kiedy mówimy i komu, ale równie ważne, jak nie najważniejsze - tego jeszcze nie wiem - jest JAK mówimy.

Zobaczyłam dzisiaj krótki film Siła słów i zrobił on na mnie duże wrażenie.

Co i komu mówimy zależy między innymi od relacji, jaka nas łączy z rozmówcą, ale też od samego rozmówcy. Ważne jest też, jak mówimy, żeby być dobrze zrozumianym, nawiązać dialog.

W czasie mojej dosyć długiej ścieżki zawodowej stykałam się z różnymi osobami, z różnych branż, na różnych stanowiskach. Podświadomie starałam się zawsze dostosowywać do rozmówcy, poznać jego nazewnictwo, spojrzenie na biznes, na to, czym się zajmuje.

To samo znaczy co innego

W różnych branżach to samo słowo znaczy zupełnie coś innego. Klasycznym przykładem jest określenie "projekt" - w samej branży informatycznej ma wiele różnych znaczeń. Jak w takim razie nie mylić się podczas rozmów? Szczególnie jest to ważne, jak rozmawiamy pierwszy raz z kimś dopiero poznanym.

Jak słoń w składzie porcelany

Dzisiaj zdarzyło mi się rozmawiać o zupełnie czymś nowym, o nowym obszarze. Odczułam, że poruszanie się w takim obszarze jest trudne, jeżeli nie chce się być jak słoń w składzie porcelany. Trzeba ważyć słowa. Słowa mają moc, to broń obosieczna.

Miłego weekendu :)

Skuteczna komunikacja, a postawa wobec siebie i innych

Zastanawiam się, jak moja postawa wobec siebie i innych wpływa na mój sposób komunikowania się z ludźmi i dochodzę do różnych wniosków. Dzisiaj chcę się podzielić pewnych schematem, który dopiero niedawno poznałam i który uporządkował mi świat w jakimś obszarze.

Postawa wobec siebie i innych

Przyjęta jest dwuwartościowa logika w stosunku do myślenia o sobie i innych - w efekcie mamy cztery możliwe kombinacje.

• Jeżeli myślę o sobie dobrze (Ja OK) i o innych też dobrze, to wtedy taka postawa jest asertywna. Nie trzeba dodawać, że to model docelowy, idealny.
• Jeżeli myślę o sobie dobrze, ale o innych źle (Inni nie OK), to wtedy jestem agresywna (przepraszam wszystkich za takie postawy, które determinowały później moje agresywne zachowania, teraz powoli to sobie uświadamiam).
• Osobiście uważam, że najgorsza jest postawa manipulowania innymi, czyli kiedy nie myślimy dobrze o kimś, ale także o sobie.
• Przeciwieństwem agresji jest uległość - "przepraszam, że żyję".

Z naszej postawy wynika zachowanie

W zależności od naszej postawy zachowujemy się tak, a nie inaczej. W szczególności dotyczy to sposobu rozmawiania z innymi ludźmi, komunikowania się, czyli też prób dialogu. Doszłam do wniosku, że podzielę się tą wiedzą, bo skoro ja odkrywam ją dopiero teraz, to może jeszcze są osoby, które o tym nie słyszały. Warto szukać tej wiedzy u innych i uczyć się, ciągle się uczyć.

To działa!

Zrozumienie tych mechanizmów spowodowało, że zaczynam powoli nabierać świadomości sposobu komunikowania się z innymi. Dochodzę do wniosku, że era internetu i różnych komunikatorów zaburzyła naturalny sposób komunikowania się ludzi. Coś, co kiedyś było naturalnym zachowaniem, ćwiczonym przez całe życie, teraz jest sztuką, której trzeba się uczyć, a pojętni są tylko niektórzy ...

Warto pracować nad sposobem komunikowania się z ludźmi, nawiązywania dialogu, we wszystkich sytuacjach życiowych, nie ważne, czy to praca zawodowa, czy życie poza nią. Czasami jedno złe słowo zostawia uraz na bardzo długo, czasem na całe życie.

Życzę samych udanych relacji międzyludzkich wraz z nadchodzącą wiosną :)

Kocham to co robię, czyli o emocjach w pracy

Zawsze słyszałam w pracy, żeby oddzielać fakty od emocji. Ale nie potrafiłam tego. Emocje zawsze kierują mną w życiu, a praca jest jego częścią. Uwielbiam mówić "kocham to, co robię" i to musi być prawda, inaczej nie potrafię.

Z emocjami życie jest piękne.

Emocje wyzwalają we mnie ogromne pokłady energii, mogą tą energią dzielić się z innymi, zarażać ich dobrymi emocjami i pomysłami w pracy. Tak samo jest z negatywnymi emocjami, tymi także można zarażać, więc warto to sobie uświadamiać i panować nad nimi.

Człowiek nie jest maszyną.

Na pewno potrzebna jest umiejętność panowania nad emocjami w niektórych sytuacjach, tego się uczę przez całe życie. Jednak emocje muszą znaleźć swoje ujście, nie wolno ich dusić w sobie. Osobiście traktuję emocje jako podpowiedź, intuicję. I ufam im. Jeżeli postępuję wbrew emocjom, czuję się z tym źle i w dłuższej perspektywie obraca się to przeciw mnie.

Dlatego nie będę słuchać innych, będę słuchać siebie i swoich emocji, intuicji.

Życzę słonecznej niedzieli i słonecznego tygodnia :)

Jak być skutecznym i efektywnym, czyli o odróżnianiu pilności i ważności działań

Kiedyś zastanawiałam się, dlaczego bez przerwy jestem zabiegana, zapracowana i zawsze brak mi czasu dla siebie, czasu na przyjemności i odpoczynek, na zabawę z dziećmi. Dzisiaj znam odpowiedź. Wszystko zaczyna się od uzmysłowienia sobie, co jest ważne, a następnie konsekwentnego podejmowania decyzji i działania.

Jak to jest w życiu?

Byłam kiedyś na szkoleniu na temat zarządzania czasem i usłyszałam na nim o macierzy Eisenhowera. To był dla mnie ważny moment.

Było to szkolenie dla menedżerów, więc pojawiły się takie określenia, jak delegowanie i kosz, ale sądzę, że w życiu zawsze mamy jakieś możliwości, mniejsze lub większe, delegowania na kogoś zadań, które nie są ważne, ale jednak pilne. Przykładowo przypilnowanie gotującego się mleka można zlecić dziecku, jak już ma parę lat. Nie trzeba wszystkiego robić samemu. (to ćwiartka III).

Minimalizować liczbę "pożarów"

Rzeczy pilne i ważne musimy robić (ćwiartka I). Jeżeli zaboli nas ząb, pędzimy od razu do dentysty. Natomiast w idealnym świecie chodzimy do dentysty regularnie na przeglądy i nie dopuszczamy do bólu zęba. wtedy nie mamy "pożaru", a normalnie zaplanowane działanie, ważne działanie (ćwiartka II).

Planować czas na rzeczy ważne

Nasze życie, także praca, będąca częścią życia, powinna w większości składać się z rzeczy ważnych zaplanowanych (ćwiartka II). Wtedy możemy je wykonywać dobrze i dużo, czyli być efektywnym w tym, co robimy. Teoretycy zarządzania (Brian Tracy "Zarządzanie czasem") mówią o 70-75% czasu poświęcanego na zaplanowane rzeczy ważne. Ja nie mam swojej liczby, jednak cały czas dążę do tego, żeby tych rzeczy ważnych, zaplanowanych, na które mam zaplanowany czas, było jak najwięcej. Bo ważne rzeczy wiążą się często z podejmowaniem ważnych decyzji, dlatego czas jest niezbędny.

Śmieci do kosza

Czasu nie mam z gumy. Świadomie go przeznaczam na rzeczy ważne dla mnie. Zauważyłam, że ostatnio w ogóle nie włączam telewizora, bo nie mam na to czasu. To nie jest ani pilne ani ważne.

Morał z tej bajki jest taki, że zrozumiałam, co jest ważne w moim życiu i temu poświęcam dużo czasu, zaplanowanego czasu (o planowaniu czasu napiszę innym razem). Ostatnio uświadomiłam też sobie, że ważne są w życiu rozmowy, rozmowy z przyjaciółmi, spacer przez park, pielęgnowanie w sobie nie tylko rodzica, ale też dziecka oraz odkrywanie dorosłego.

Życzę wszystkim zrozumienia, co jest ważne w życiu i uświadomienia sobie swojej własnej macierzy priorytetów, rozróżnienia ważności i pilności działań. Miłego dnia :)

Jak być dorosłym, czyli o trudnej sztuce podejmowania decyzji

Zarządzanie ryzykiem sprowadza się do gromadzenia informacji i podejmowania decyzji. To tak w skrócie. Im jesteśmy bardziej dojrzali, czy to w zawodzie, czy w życiu w ogóle, wiemy, jakie fakty brać pod uwagę i jak podejmować decyzje.

Czy to jest proste?

Najpierw trzeba wiedzieć, jakie informacja są istotne, jakie zdarzenia pociągają za sobą inne i jakie są konsekwencje podejmowanych lub niepodejmowanych decyzji. Tak samo jest w życiu, w dorosłym życiu. Ostatnio odkrywam, że w każdym z nas jest dziecko, rodzic i dorosły. I właśnie dorosłego cechuje świadome podejmowanie decyzji, ze świadomością ich konsekwencji.

Tak samo jest w zarządzaniu ryzykiem w projektach.

Przede wszystkim obserwuję rzeczywistość, tę wewnątrz projektu, ale też w jego otoczeniu.
Do obserwacji wykorzystuję uszy i oczy wszystkich w zespole projektowym i nie tylko.
Analizuję i łączę zebrane informacje, wyławiając z nich te istotne, które mogą mieć wpływ na projekt.

Czy każde ryzyko jest warte uwagi?

Skupiam się na zagrożeniach. Nie miałam jeszcze okazji zarządzania projektem, w którym istotne byłyby szanse, w każdym razie nie dumałam nad tym. Natomiast zawsze chcę wiedzieć, co z takim ryzykiem robimy. Możemy je akceptować, czyli nie robić nic i czekać, aż zaistnieje. Wtedy trzeba mieć zaplanowane działania naprawcze, dodatkowy budżet na nie. Warto jednak działać proaktywnie, to jest moja filozofia - łatwiej zapobiegać, niż leczyć skutki.
Można wreszcie przenieść ryzyko na kogoś innego, na przykład dostawcę usługi, ubezpieczyciela.

A jak to jest w życiu?

Podejmujemy decyzje, ale czy zawsze mamy wystarczające informacje do podjęcia dobrej decyzji? Na pewno nie wolno podejmować ważnych decyzji w pośpiechu. Ale jednocześnie często musimy podejmować szybkie decyzje. Staram się mieć czas na głębszą analizę faktów i skutków, jeżeli jest to ważna decyzja. Kiedyś częściej podejmowałam błyskawiczne decyzje, nie ważne, czy dotyczyły kupna butów, czy wyjścia za mąż. Teraz zauważam różnicę.

Jaki z tego płynie morał?

Warto mieć świadomość ryzyk, dużo o nich wiedzieć i na podstawie wiedzy swojej i nie tylko podejmować właściwe decyzje. Czasami jest nam potrzebny mentor, coach, ktoś do pomocy.

Dziękuję mojemu coachowi.

Wiosna

Mapa niepewności, czyli jak radzić sobie z ryzykiem w projekcie

Ostatnio ktoś zadał mi pytanie, jak zarządzam ryzykiem w projekcie. Odpowiedziałam, jak to robię, że prowadzę też rejestr ryzyk itd. Ale tak naprawdę wszystko mam w głowie i na podstawie swojego doświadczenia podejmuję decyzje, oczywiście konsultując z osobami w projekcie i interesariuszami.

Tylko czy tak musi być?

Na pewno przydałaby mi się jakaś wizualizacja ryzyk. Przyszło mi do głowy hasło "Mapa niepewności". Bo projekt rozumiem jako to, co jest znane oraz drugą część nieznaną. I tymi nieznanymi muszę zarządzać - czyli ryzykiem. Rzeczy znane mogą iść wg sprawdzonych procesów.

Jak w takim razie mogłaby wyglądać taka mapa niepewności?

Chętnie narysowałabym duże koło podzielone np. na 4 ćwiartki: ludzie, technologia, organizacja, otoczenie (to jeszcze nie jest zbytnio przemyślane). I umieszczałbym na nim karteczki z niepewnymi tematami w projekcie. Im coś bardziej niepewnego, tym dalej od środka. Wizualnie koło przedstawiałoby wielkość niepewności w projekcie.

Czy to może działać?

Nie wiem, ale przy najbliższym projekcie wypróbuję :) Bo dotychczasowe metody w postaci Exceli, czy rejestru ryzyk w TFS nie sprawdzały się, robiłam je sama dla siebie. Uważam, że wszelkie wizualizacje są dobre i trzeba próbować. Fajne byłoby to, że łatwo jest napisać kartkę i przypiąć, oczywiście omawiając krótko z zespołem, co dokładnie ma się na myśli.

Wszystko sprowadza się do rozmów.

Trzeba rozmawiać i śmiać się :) Ubawił mnie wykres kołowy, jaki ostatnio widziałam i może dlatego akurat taka forma przyszła mi do głowy. Trzeba mieć frajdę z tego co się robi :)

Uśmiechajmy się do siebie i cieszmy się nadchodzącą wiosną!

Dorożka czeka, pora jechać, czyli coś się kończy, coś się zaczyna

Zawsze przychodzi taki moment, że trzeba wszystko pokończyć, pozamykać, podsumować, wyciągnąć wnioski i naukę na przyszłość. Taką zasadę stosuję we wszystkich moich projektach.

Wczoraj zdarzyło mi się podsumowywać okres 11 lat mojej pracy w jednym miejscu, z wieloma tymi samymi ludźmi. Nie dało się tego zrobić krótko, szybko i byle jak. I jeszcze się nie skończyło (chociaż formalnie tak). Wydaje się, że ten czas jest proporcjonalny do długości okresu, jaki podsumowujemy.

Podobnie było z wieloma projektami, którymi kierowałam. Starałam się zawsze o tym pamiętać i nie planować już od następnego dnia kolejnego projektu. Dlatego też dzisiaj jest krótko.


Na weekend zostawiam zdjęcie z dorożką, która zawiezie Was w nieznaną podróż:)