Za krótka smycz nie jest dobra na spacer, czyli po co są nam potrzebne rezerwy w projekcie

Spacerując ostatnio z psem zauważyłam, że cały czas muszę regulować długość i naprężenie smyczy. Zależy to przede wszystkim od masy psa (35 kilogramów żywej wagi), zmieniającego się otoczenia, jak też spotykanych ludzi (zwłaszcza dzieci, które pies kocha) i psów – znanych lub nieznanych. W każdym razie psa muszę mieć zawsze pod kontrolą.

Podobnie jest z projektami – też chcę mieć je pod kontrolą.

Jak w takim razie zabezpieczam się przed niepewnością? Staram się dobrze zarządzać ryzykiem, a przekładając to na realia budżetu projektu, muszę mieć zawsze  zapewnione rezerwy. także rezerwy czasowe w harmonogramie, tzw. bufory. I co najważniejsze, rezerwy staram się mieć do samego końca – zarządzam nimi. Rezerwy pozwalają mi na pewną elastyczność, a z tym zawsze żyje się lepiej i lepiej zarządza się projektami. Moja ulubiona liczba to 20% :)

Wracając do spaceru z psem,

Smycz dla psa mam długą, ma ona albo większy zapas albo mniejszy. Czasami pozwalam jej swobodnie zwisać, jak jesteśmy sami na dużej łące. Ale w otoczeniu innych psów lub ludzi, muszę psa trzymać krótko i mieć rezerwę w drugiej ręce. Tym samym zmniejszam ryzyko, że nagle pies mi się gwałtownie wyrwie. A raz miałam już rękę na temblaku ;)

Chwila refleksji …

Zastanawiam się czasami, dlaczego tak trudne jest zarządzanie projektami i kiedy jest trudne. Tresura psa też nie jest łatwa, jednak niektórym się udaje. Psa mamy jednego przez wiele lat i jak go dobrze wytresujemy w młodym wieku i będziemy później konsekwentni, spacery z nim będą stanowić wyłącznie źródło radości dla obu stron. 

Natomiast projekty trwają czasami kilka miesięcy i jak zapewnić sobie wtedy sukces? Trzeba mieć sprawdzone metody działania i sprawdzony zespół. Wtedy także każdy projekt jest wielką przyjemnością.

Życzę udanego nadchodzącego tygodnia i samych przyjemnych spacerów z psem lub bez psa :)

Na zdjęciu widok na wieczorny krakowski Rynek Główny u wylotu ulicy Szewskiej.

Czasami potrzebna jest przerwa, czyli jaką ładną mamy zimę

Czasami jest tak, że skupiamy się na pracy i prowadzonych projektach tak bardzo, że nie zauważamy, jak zmieniają się pory roku ...

Dlatego warto jest czasami sobie zrobić przerwę, wyjść na spacer, czy na spotkanie przy kawie. Wtedy wracamy często ze świeżym spojrzeniem, zauważamy coś, czego wcześniej nie widzieliśmy.

Wczoraj miałam okazję przechodzić Plantami w Krakowie i dzielę się z Wami zdjęciem z okolic Collegium Novum.

Życzę udanych spacerów :)

Zacznijmy od tego, na czym skończyłam ostatnio, czyli jak sobie radzić z brakiem weny

Tydzień temu pisałam o tym, jak piekłam sernik bez jajek. I co z tego wyszło?

Upiekłam coś w rodzaju tarty serowej, ale ser był w cieście. Ciasto nawet się upiekło, a jedliśmy je z konfiturą z borówek (tych czerwonych), którą kupiłam dzień wcześniej, nie mając jeszcze planu, po co je kupuję. Czyli improwizacja zakończyła się sukcesem – odkryłam nowy przepis na ciasto i miałam ciasto własnej roboty na wizytę u syna :)

Czy zawsze możemy sobie pozwolić na improwizację?

Z moich obserwacji i przemyśleń wynika, że możemy improwizować, jeżeli bardzo nam na czymś zależy i mamy doświadczenie w tym obszarze. Akceptujemy też ryzyko, że może się nie udać i wtedy mamy plan awaryjny, tzn. kupimy gotowe ciasto. Nie możemy za wszelką cenę wmawiać sobie, że ten zakalec, to jednak jest ciasto, bo przy pierwszym kęsie prawda okaże się brutalna.

Jak można zwiększyć szanse powodzenia i ograniczyć niepewność?

Na pewno warto korzystać ze sprawdzonych procedur i składników. Wtedy brak jednego składnika można jakoś „zatuszować”, wprawdzie wyjdzie coś innego, ale jednak jadalnego. Warto pamiętać o sprawdzonych procedurach, takich jak np. dodanie proszku do pieczenie, wkładanie ciasta do piekarnika nagrzanego do odpowiedniej temperatury.

A jak to jest z projektami informatycznymi?

Jeżeli mamy zrealizować zupełnie nowy produkt, dla nowego klienta, to jak możemy zwiększyć szanse powodzenia? A może przewrotnie, jak możemy zadziałać, żeby szanse powodzenia zmalały do zera? Recepta jest prosta …

Nie stosować żadnych gotowych ani sprawdzonych rozwiązań, nie działać wg sprawdzonych procedur, zatrudnić zupełnie nowych ludzi i nowego PM-a, zastosować nowe technologie, jeszcze nie używane u nas, nie mieć określonych dobrze wymagań klienta, nie narzucić sobie jakiegoś cyklu wytwarzania (iteracji, sprintów), itd. Lista taka jest bardzo długa. Bardzo łatwo można zmniejszyć szanse powodzenia projektu już na starcie.

A morał z tej bajki jest taki …

Aby zwiększyć szanse na sukces projektu, należy zidentyfikować w nim te obszary, w których można zastosować sprawdzone rozwiązania i procedury – i zastosować je. Uwagę należy skupić na obszarach nieznanych i maksymalnie je minimalizować w czasie.

Życzę miłego weekendu i tygodnia :)

O umiejętnym współdzieleniu zasobów, czyli jak zamiast sernika może wyjść zakalec

Mamy koniec karnawału i po Tłustym Czwartku przyszedł ostatni karnawałowy weekend. Czyli w kuchni nastał czas intensywnego pichcenia. To jest też analogia do codziennej projektowej rzeczywistości, kiedy okazuje się, że nagle jest wiele projektów, a ludzi skończona liczba. 

I co wtedy może się wydarzyć?

Jeżeli mamy skończoną liczbę produktów na ciasto (jajka, ser, mąka, cukier, masło, mleko …), to, kto pierwszy, ten bierze wszystko. Weszłam dzisiaj do kuchni z zamiarem zrobienia sernika (bo idę z wizytą do syna). I jakież było zaskoczenie, kiedy okazało się, że nie ma jajek. Wczoraj było dużo, ale najpierw część zużyłam do sałatki, a później córka robiła z koleżankami tartę i zużyła resztę jajek. Bo nie pomyślała, że ja dzisiaj będę ich potrzebować do sernika.

Tak samo jest z ludźmi, których mamy przydzielonych do projektów. Jeżeli projektów robią więcej niż jeden, zawsze może się zdarzyć, że w którymś projekcie ich zabraknie. Bo kierownik innego projektu myśli tylko o swoim projekcie i swoich potrzebach.

Co można z tym zrobić?

Rozwiązań jest kilka. Pierwsze, idealne, to zaplanować wszystkie projekty i podzielić zasoby (czyli ludzi). Ale jeżeli nie mamy takiego planowania? To wtedy stajemy przed faktem dokonanym. Ostatni projekt (czyli mój sernik) wykorzysta to, co ma, czyli wyjdzie z tego coś innego, niż miało wyjść.

Jaki może być wynik?

Zamiast sernika może wyjść zakalec (jest jeszcze w piekarniku). Przez przypadek może się okazać, że odkryje się nowy przepis na ciasto ;) O ile w kuchni można sobie pozwolić na takie eksperymenty (w końcu zawsze można kupić jakieś ciasto w cukierni), to przy realizacji innych projektów takie ryzyko jest zbyt wysokie.

A morał z tej bajki jest taki …

Jeżeli nawet pod koniec projektu dostaniemy dodatkowe zasoby, to nie uratujemy projektu, projekt zatonie. Bo jajka trzeba na początku podzielić – żółtka do ciasta, a białka ubić na pianę do sera. Gdybym teraz dostała jajka, to mogłabym z nich zrobić co najwyżej jajecznicę … a miał być sernik.

Ps.

Liczbę na łut szczęścia, że jednak to coś, co jest w piekarniku będzie jadalne, bo zawsze to ciasto od mamy ;) A przy okazji – straciłam poczucie czasu i nie wiem, jak długo piekę ciasto, bo zajęłam się pisaniem. Takie samo ryzyko mamy w projektach. Musimy zawsze kontrolować czas i skupiać uwagę na projekcie, ale o tym przy innej okazji. Miłej niedzieli i nadchodzącego tygodnia :)

Trzeba być czujnym, czyli coś o planowaniu

Ostatnio przydarzyła mi się historia, która dokładnie pokazuje, czym może skończyć się brak planowania.

Miałam do dostarczenia pewną drobną rzecz do miejsca blisko mojej pracy. Rzuciłam okiem na mapę, stwierdziłam, że to blisko, więc 5-10 minut mi wystarczy. Nie pomyślałam, że wprawdzie blisko, ale nigdy tam nie byłam, może warto dokładniej zaplanować trasę.  Straciłam czujność po raz pierwszy.

I co było dalej?

Wybrałam się na ten krótki spacerek, mając jednakże zaplanowane za pół godziny spotkanie w firmie, na które powinnam zdążyć. Najpierw szłam wzdłuż głównej ulicy i gdybym dotarła do skrzyżowania i skręciła w lewo, szybko dotarłabym na miejsce. Ale przecież nie jestem samochodem, więc skorzystałam z malowniczego deptaka „na skróty”, przy okazji podziwiając okolicę. Niestety trasa zaczęła się dziwnie wić i co chwilę musiałam pytać kogoś o drogę (nie używam GPS). W efekcie dotarłam na miejsce, dostarczyłam ten drobiazg i udałam się w drogę powrotną.

Czy wyciągnęłam jakieś wnioski z problemów, jakie miałam w dotarciu na miejsce?

Wyciągnęłam, ale zgoła dziwne. Stwierdziłam, że teraz wrócę krótszą trasą, idąc „na skróty”, bo już jest późno i za chwilę będzie spotkanie, na które nie chcę się spóźnić. W efekcie zaczęłam krążyć, moja droga powrotna była dużo dłuższa niż pierwotna, natrafiałam na wiele przeszkód i ogrodzeń między blokami, których nie mogłam pokonać. Spóźniłam się znacznie na zaplanowane spotkanie. Straciłam czujność po raz kolejny.

Jaki morał z tej historyjki?

Każde unikalne przedsięwzięcie, jakim jest projekt, trzeba dobrze zaplanować. Jeżeli nawet projekt wydaje się malutki, nie wart naszej szczególnej uwagi i planowania, trzeba planować. Do elementów powtarzalnych wykorzystywać sprawdzone rozwiązania, natomiast skupiać uwagę na rzeczach unikalnych, które tak naprawdę definiują projekt.

Jeżeli to możliwe, korzystać ze sprawdzonych rozwiązań (tutaj ulic), jak też technik wspomagających (mapa, GPS), unikać dróg „na skróty”.

Trzeba zawsze zachowywać czujność i uczyć się na bieżąco na własnych błędach, doskonalić dalsze plany, wyciągać wnioski (ale te mądre).

I na koniec …

Ryzyko i niepewność – im należy poświęcać najwięcej uwagi w projekcie. Jeżeli dobrze nimi zarządzasz, masz duże szanse na doprowadzenie do szczęśliwego zakończenia. Ale o tym napiszę innym razem.

Życzę miłego dnia :)