Coś o zarządzaniu czasem, czyli wiedza praktyczna na co dzień

Lubię mieć dobrze zorganizowany czas, a nawet zoptymalizowany. Wtedy mam go dużo więcej. Problem polega jednak na rozdzieleniu dwóch sfer - mojej pracy własnej i zarządzania zespołem projektowym, czyli przeznaczania swojego czasu dla ludzi. O ile w swoim obszarze można dojść do perfekcji, to w przypadku pracy z innymi i dla innych, jest to zdecydowanie trudniejsze.

Trzy poziomy planowania zadań - miesiąc

Zacznę od najwyższego poziomu, czyli planowania zadań do realizacji na przestrzeni miesiąca. Odetnę się w tej chwili od definiowania celów w skali kwartału, roku. Narzędzie też jest dowolne, ja akurat używałam ostatnio "Moich zadań" na witrynie osobistej na SharePoincie (bo miałam to narzędzie w pracy), teraz używam zwykłego notatnika. Z zadaniem związana jest data, tzw. deadline. Warto mieć przed oczami zadania, które ma się wykonać w tym miesiącu. Nie są to drobne zadania, ale przykładowo: napisanie artykułu, doprowadzenie do podpisania umowy itp.

Poziom drugi - tydzień

Im schodzę niżej, tym moje planowanie jest bardziej realne i dokładne. Zadania na najbliższy tydzień mam już doprecyzowane z dokładnością do dnia, kiedy mają być wykonane (te z poziomu miesięcznego mogą jeszcze ulegać modyfikacjom). Przykłady to spotkanie negocjacyjne dotyczące umowy, przesłanie artykułu do recenzji. Wpadają tu także zadania z listy otrzymanych maili, na które nie od razu odpowiadam (bo odpowiedź wymaga przygotowania). Taką listę mam w osobno utworzonym folderze w skrzynce odbiorczej plus zadania z listy "Moje zadania" na SharePoincie - posortowane wg daty.

Poziom bieżącego dnia

Zadania na bieżący dzień mam zawsze zapisane na kartce. Jak ją przygotowuję? Pierwsze, to przeglądam listę aktualną z poprzedniego dnia - bo ona żyje i pod koniec dnia coś na niej zazwyczaj pozostaje - do realizacji na następny dzień. Robię to z rana, zaraz przy porannej kawie w pracy. Przeglądam też maile, te z odłożonych na ten tydzień, najbliższe dni i notuję, które z nich załatwię dzisiaj. Rzucam też okiem na listę "Moje zadania", żeby przypadkiem nie przeoczyć jakiegoś terminu zadania. I patrzę do kalendarza, czy mam zaplanowane na dziś jakieś spotkania. Mogę zaczynać dzień pracy.

Realizacja i aktualizacja zadań z bieżącego dnia

W ciągu dnia wykreślam kolejne zadania z listy, ale też na drugiej kartce notuję nowe zadania, które wpadają do kolejki. Oczywiście zadania ważne i pilne, które pojawia się niespodziewanie realizuję natychmiast (tzw. "pożary"), jednak dzięki przewidywaniu ryzyk i wielu scenariuszy, liczbę pożarów można zdecydowanie ograniczyć (oczywiście zależy to od charakteru pracy).
Pod koniec dnia weryfikuję moją listę zadań i jeżeli mam jeszcze czas, przygotowuję z niej wsad do listy na dzień kolejny.

Pointa

Co można napisać jako podsumowanie? Na pewno ustalony sposób działania przestaje być aktualny, jak zmieni się charakter pracy, miejsce, otoczenie. Zauważyłam, że od miesiąca funkcjonuję inaczej, z inną granulacją zadań, bo zmienił się charakter mojej aktywności. Mam teraz rozrysowany tydzień na dużej kartce - jedno pole to jeden dzień - i wpisuję poszczególne tematy do danego dnia. Ponadto, na drugiej kartce mam listę zadań-celów, które nie są przypisane do dnia, czasami mają określony deadline i sukcesywnie wykreślam je z tej listy.

Konkludując, trzeba być elastycznym w organizowaniu swojej pracy, aktualizować swoje metody w zależności od zmieniających się warunków. Natomiast lokalnie, należy je optymalizować, przynajmniej jak tak robię, wtedy mam więcej czasu, co w przypadku nadchodzących świąt przyda się znakomicie :)

Życzę owocnych przygotowań i udanego zaplanowania zadań w tym świątecznym okresie :)